Quy trình đánh giá nguy cơ rủi ro theo ISO

Rủi ro là khả năng mà một sự kiện không mong muốn xảy ra, liên quan đến một nguy hại hoặc đe dọa cụ thể và có hậu quả. Rủi ro là một hàm của cả Khả năng mà một điều xảy ra và Hậu quả của sự việc đó. Đánh giá nguy cơ rủi ro có thể được định nghĩa là thủ tục phân tích một quá trình hay tình huống cụ thể để xác định khả năng và hậu quả của một sự kiện bất lợi nhất định.

Quy trình đánh giá nguy cơ rủi ro theo ISO bao gồm các bước sau:

1. Xác định các nguy cơ rủi ro

- Người đứng đầu tổ chức và Tổ QLCL căn cứ vào tình hình, đặc điểm của đơn vị; bản mô tả của các vị trí công việc; các nội dung trong Sổ tay an toàn tiến hành tổ chức cuộc họp với nội dung nhận diện và xác định các nguy cơ rủi ro.

- Sau khi nhận diện và xác định được các nguy cơ rủi ro, người đứng đầu tổ chức sẽ quyết định các nguy cơ rủi ro có chấp nhận được hay không. Nếu chấp nhận nguy cơ rủi ro này thì sẽ tiếp tục công việc và tiến hành theo dõi giám sát. Việc theo dõi giám sát nguy cơ rủi ro này do Tổ QLCL mà trực tiếp là nhân viên an toàn tiến hành và ghi chép vào “Phiếu ghi chép các nội dung đánh giá nguy cơ rủi ro”. Nếu không chấp nhận nguy cơ rủi ro này thì người đứng đầu tổ chức giao cho Tổ trưởng tổ QLCL lên kế hoạch đánh giá và kiểm soát các nguy cơ rủi ro.

2. Lên kế hoạch đánh giá và kiểm soát các nguy cơ rủi ro

- Tổ trưởng tổ QLCL căn cứ vào các nguy cơ rủi ro không chấp nhận đã được người đứng đầu tổ chức xác định có trách nhiệm lên kế hoạch đánh giá và kiểm soát các nguy cơ rủi ro định kỳ hay đột xuất.

- Kế hoạch đánh giá và kiểm soát các nguy cơ rủi ro sẽ được chuyển đến người đứng đầu tổ chức phê duyệt.

- Kế hoạch đánh giá và kiểm soát các nguy cơ rủi ro sau khi phê duyệt sẽ được thông báo cho toàn thể cán bộ nhân viên trong buổi giao ban hàng ngày.

- Sau khi thông báo, Kế hoạch đánh giá và kiểm soát các nguy cơ rủi ro được chuyển đến Nhân viên quản lý hồ sơ tài liệu lưu bản chính và lập thành các bản sao để gửi cho các cá nhân và bộ phận liên quan.

3. Tiến hành đánh giá

- Đoàn đánh giá căn cứ vào Kế hoạch đánh giá và kiểm soát các nguy cơ rủi ro đã được người đứng đầu tổ chức phê duyệt tiến hành đánh giá nguy cơ rủi ro.

- Người tham gia quá trình đánh giá rủi ro phải nắm được nguyên tắc và trình tự đánh giá. Người tham gia đánh giá rủi ro phải có kinh nghiệm trong công việc mà mình sẽ tham gia đánh giá.

- Dựa vào các mối nguy hiểm và tần suất có thể xảy ra, đoàn đánh giá sẽ phân chia các nguy cơ rủi ro thành 3 mức:

+ Mức độ nguy cơ rủi ro cao (2)

+ Mức độ nguy cơ rủi ro trung bình (1)

+ Mức độ nguy cơ rủi ro thấp (0)

- Người tham gia quá trình đánh giá nguy cơ rủi ro tiến hành ghi chép vào “Phiếu ghi chép các nội dung đánh giá nguy cơ rủi ro” và nộp lại cho trưởng đoàn đánh giá.

4. Báo cáo kết quả đánh giá các nguy cơ rủi ro

- Trưởng đoàn đánh giá tổng hợp từ các Phiếu ghi chép các nội dung đánh giá nguy cơ rủi ro của các thành viên đoàn đánh giá để lập thành bản “Tổng hợp các nguy cơ rủi ro sau đánh giá và biện pháp khắc phục phòng ngừa”. Bản này phải được người đứng đầu tổ chức xem xét và phê duyệt trước khi triển khai.

- Nội dung của bản “Tổng hợp các nguy cơ rủi ro sau đánh giá và biện pháp khắc phục phòng ngừa” sẽ được người đứng đầu tổ chức thông báo cho toàn thể nhân viên trong giao ban hàng ngày.

5. Thực hiện các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát rủi ro

- Nhân viên an toàn căn cứ vào bảng “Tổng hợp các nguy cơ rủi ro sau đánh giá và biện pháp khắc phục phòng ngừa” đã được người đứng đầu tổ chức phê duyệt sẽ phối hợp với các bộ phận và toàn thể nhân viên để tiến hành triển khai những biện pháp khắc phục phòng ngừa các nguy cơ rủi ro.

- Nhân viên an toàn căn cứ vào mức độ nguy cơ rủi ro để ưu tiên triển khai các biện pháp khắc phục phòng ngừa, ưu tiên theo thứ tự mức độ cao trước, sau đấy đến trung bình và cuối cùng là các nguy cơ rủi ro mức độ thấp.

- Trong quá trình triển khai Nhân viên an toàn phải định kỳ thông báo kết quả thực hiện cho toàn thể nhân viên, cho Tổ trưởng tổ QLCL và người đứng đầu tổ chức.

6. Theo dõi, giám sát quá trình thực hiện các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát rủi ro

- Tổ trưởng tổ QLCL có trách nhiệm giám sát quá trình thực hiện các hành động theo kế hoạch đánh giá và kiểm soát các nguy cơ rủi ro.

- Trong quá trình giám sát, Tổ trưởng tổ QLCL tiến hành ghi chép vào phiếu “Theo dõi các hành động khắc phục phòng ngừa các nguy cơ rủi ro” để báo cáo kết quả lên người đứng đầu tổ chức.

- Người đứng đầu tổ chức căn cứ vào báo cáo kết quả của Tổ trưởng tổ QLCL xác định các nội dung đánh giá và kiểm soát nguy cơ rủi ro cho những lần tiếp theo.

Quy trình xem xét đề xuất của nhân viên theo ISO

Có rất nhiều lý do để mọi nhân viên làm việc một cách tự giác nhất. Nhưng đừng quên rằng tất cả những công việc mà nhân viên cố gắng đều xuất phát từ những nhu cầu công việc – tức động cơ để làm việc. Những thứ đó tác động đến tinh thần, động viên và ảnh hưởng tới chất lượng cuộc sống. Người đứng đầu của một tổ chức phải có một cách thức để xem xét tất cả các ý kiến đề xuất của tất cả nhân viên trong đơn vị để có sự quản lý tốt nhất.

Quy trình xem xét đề xuất của nhân viên theo ISO gồm các bước cụ thể sau:

1. Thời gian xem xét đề xuất nhân viên

1.1. Hàng ngày

Hàng ngày vào một thời điểm xác định tổ chức sẽ tiến hành giao ban, thành phần tham dự là tất cả các nhân viên, chủ trì là người đứng đầu tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền. Một trong các nội dung buổi giao ban này là xem xét, thảo luận và giải quyết các ý kiến đề xuất của nhân viên.

1.2. Hàng tuần

Vào buổi giao ban ngày thứ sáu hàng tuần, người đứng đầu tổ chức sẽ kết hợp giao ban và họp nhân viên hàng tuần để đánh giá lại tất cả các hoạt động của tổ chức trong tuần đồng thời xem xét các ý kiến đề xuất của nhân viên và phổ biến nội dung công việc trong tuần tiếp theo.

1.3. Hàng tháng

Vào buổi giao ban ngày cuối cùng hàng tháng, người đứng đầu tổ chức chủ trì giao ban sẽ tổng hợp tất cả các ý kiến đề xuất của nhân viên liên quan đến tổ chức, các phòng ban khác và các vấn đề mà phạm vi của tổ chức không thể giải quyết được.

1.4. Hàng năm

Trước cuộc họp xem xét của lãnh đạo hàng năm theo Quy trình họp xem xét của lãnh đạo, người đứng đầu tổ chức sẽ tổng hợp tất cả các ý kiến của nhân viên để đưa vào nội dung cuộc họp này. Nội dung “Xem xét các đề xuất của nhân viên” sẽ là một trong các nôi dung chính trong chương trình của cuộc họp xem xét của lãnh đạo hàng năm.

2. Hình thức tiếp nhận ý kiến đề xuất nhân viên

- Các nhân viên sẽ ý kiến về tất cả những điểm còn tồn tại của tổ chức. Các nhân viên có thể đề xuất ý kiến của mình bằng cách phát biểu ý kiến hoặc bằng văn bản “Bản ý kiến đề xuất nhân viên”.

- Người đứng đầu tổ chức chủ trì giao ban sẽ tiếp nhận toàn bộ ý kiến đề xuất của nhân viên, ghi chép toàn bộ nội dung các ý kiến đề xuất này vào "Sổ giao ban".

3. Cách thức xem xét, giải quyết ý kiến đề xuất nhân viên

- Các ý kiến đề xuất sẽ được xem xét, thảo luận để đưa ra các hướng giải quyết ngay trong các buổi giao ban hàng ngày. Người chủ trì buổi giao ban sẽ kết luận, đưa ra hướng giải quyết cuối cùng. Hướng giải quyết sẽ được ghi chép vào "Sổ giao ban".

- Nếu chưa giải quyết được các ý kiến đề xuất ngay trong buổi giao ban thì người chủ trì buổi giao ban sẽ phân công cụ thể cá nhân giải quyết các ý kiến để xuất và quyết định thời gian hoàn thành. Tất cả các thông tin này được ghi lại đầy đủ trong "Sổ giao ban". Đến thời gian quy định, người đứng đầu tổ chức sẽ đánh giá kết quả giải quyết các ý kiến đề xuất của nhân viên và cho hướng giải quyết tiếp theo.

- Đối với các ý kiến đề xuất của nhân viên có tính chất phức tạp, cần phải tổ chức sinh hoạt để giải quyết thì người chủ trì buổi giao ban sẽ quyết định việc tổ chức một cuộc họp để giải quyết. Nội dung cuộc họp được ghi chép vào “Biên bản họp xem xét đề xuất của nhân viên”.

- Đối với các ý kiến đề xuất của nhân viên không thể giải quyết được ở phạm vi đơn vị thì người chủ trì buổi giao ban khi tham gia vào các cuộc họp theo kế hoạch của cấp cao hơn sẽ báo cáo lại nội dung này để lãnh đạo cấp trên xem xét và giải quyết. Nội dung cuộc họp được ghi vào "Sổ họp". Các nội dung cần thiết trong cuộc họp sẽ được thông báo cho toàn thể nhân viên vào buổi giao ban ngày hôm sau.

Quy trình khảo sát sự hài lòng của khách hàng theo ISO

Khách hàng là những cá nhân, tổ chức sử dụng dịch vụ do tổ chức cung cấp, bao gồm: khách hàng trực tiếp, khách hàng gián tiếp, nhân viên của các tổ chức liên quan, các phòng ban và tổ chức khác liên hệ thực hiện dịch vụ tổ chức...

Sự hài lòng của khách hàng là một thái độ tổng thể của khách hàng đối với một nhà cung cấp dịch vụ, cảm xúc phản ứng với những gì họ tiếp nhận, đối với sự đáp ứng một số nhu cầu, mục tiêu hay mong muốn. Trong phạm vi quy trình này là sự hài lòng với số lượng, chất lượng dịch vụ tổ chức cung cấp.

Quy trình khảo sát sự hài lòng của khách hàng theo ISO gồm các bước sau:
1. Căn cứ đánh giá sự hài lòng khách hàng
2. Nguồn dữ liệu để khảo sát sự hài lòng của khách hàng.
3. Cách thức và tần suất thực
3.1. Thực hiện thường xuyên
3.2. Thực hiện đột xuất
4. Quy trình thực hiện dự án khảo sát sự hài lòng khách hàng qua “Phiếu khảo sát sự hài lòng khách hàng”
4.1. Phân loại khách hàng thực hiện dự án
4.2. Quy trình thực hiện
4.2.1. Giao nhiệm vụ
4.2.2. Thực hiện dự án
- Căn cứ vào chất lượng dịch vụ, thái độ phục vụ, các sai sót gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng...

- Các ý kiến phản hồi, các khiếu nại, phàn nàn của khách hàng về chất lượng dịch vụ của tổ chức bao gồm: cách thức, trình tự làm việc và kết quả dịch vụ của tổ chức...

- Số lượng các phản ánh, khiếu nại, phàn nàn của khách hàng với dịch vụ mà tổ chức cung cấp thể hiện qua “Sổ trao đổi thông tin với khách hàng”, “Sổ theo dõi các khiếu nại, phàn nàn của khách hàng”, “Sổ theo dõi các chỉ số chất lượng”, “Bảng theo dõi các chỉ số chất lượng”.

- Từ trao đổi trực tiếp hoặc gián tiếp với khách hàng, với các cơ quan liên quan và với cấp trên.

- Phản ánh từ các cuộc họp : giao ban, họp nhân viên tuần.

- Từ kết quả thăm dò thông qua “Phiếu khảo sát sự hài lòng khách hàng”.

- Tất cả nhân viên của tổ chức đều có nhiệm vụ thu thập, ghi nhận tất cả các thông tin về hoạt động của tổ chức và ý kiến của khách hàng với tổ chức. Đồng thời ghi chép vào hồ sơ của tổ chức.

- Người đứng đầu của tổ chức thường xuyên xem xét, đánh giá sự hài lòng của khách hàng thông qua các nguồn dữ liệu đánh giá từ đó đề ra các hành động để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

- Khi cần thiết phải thực hiền hành động khắc phục phòng ngừa thì tiến hành theo quy trình “Quy trình kiểm soát sự cố/sự không phù hợp”.

- Khi có dấu hiệu cảnh báo giảm sút chất lượng dịch vụ như: khách hàng phàn nàn nhiều hơn về chất lượng dịch vụ thì tiến hành làm dự án khảo sát sự hài lòng khách hàng thông qua “Phiếu khảo sát sự hài lòng khách hàng”.

3.3. Thực hiện định kỳ

- Mỗi năm 1 lần.

- Hình thức thực hiện: thực hiện dự án khảo sát sự hài lòng của khách hàng thông qua “Phiếu khảo sát sự hài lòng khách hàng”.

- Số lượng khách hàng mỗi lần thực hiện dự án: 50 – 100 khách hàng/1 dự án. Nếu khách hàng là tổ chức, phòng, ban số lượng ≥1.

Dự án khảo sát sự hài lòng của khách hàng tiến hành thu thập ý kiến từ các đối tượng khách hàng, khách hàng có thể phân loại thành các đối tượng khác nhau: trực tiếp, gián tiếp, liên quan…

Giao nhiệm vụ thực hiện dự án đánh giá sự hài lòng của khách hàng cho cá nhân hoặc nhóm cá nhân thực hiện.

- Cá nhân hoặc nhóm cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo bộ câu hỏi thu thập ý kiến khách hàng theo biểu mẫu. Nếu là dự án bất thường thì có thể tập trung hơn vào nội dung phàn nàn, khiếu nại của khách hàng.

- Lập bảng thời gian biểu thực hiện dự án theo.

- Trình người đứng đầu của tổ chức phê duyệt bảng câu hỏi và thời gian biểu thực hiện dự án.

- Tổng kết số liệu, phân tích các chỉ số thăm dò ý kiến và viết báo cáo sơ bộ, đồng thời ghi chép vào “Sổ theo dõi khảo sát hài lòng khách hàng”.

- Nếu các chỉ tiêu khảo sát đạt ≥85% khách hàng hài lòng, không cần thực hiện dự án cải tiến. Nếu chỉ tiêu khảo sát <85%, xem xét nguyên nhân, thực hiện dự án cải tiến theo theo “Quy trình cải tiến liên tục”.

Biểu mẫu Biên bản bàn giao

Biểu mẫu Bảng kiểm đánh giá kết quả

BẢNG KIỂM ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ

_____________________________________

Tên thiết bị:		Mãt hiết bị:
Hãng sản xuất:		Model:
Nơi đặt:

STT	Các yêu cầu ________________thiết bị	Đáp ứng		Ghi chú
		Có	Không

Kết luận:        oThiết bị đạt yêu cầu

                        o Thiết bị không đạt yêu cầu

Đề nghị:

Người thực hiện:		Ngày thực hiện
Người xem xét:		Ngày xem xét
Người phê duyệt:		Ngày phê duyệt

Quy trình quản lý vật tư trang bị theo ISO

Vật tư Trang bị (VTTB) của một tổ chức là các loại thiết bị máy móc, dụng cụ, vật tư, hoá chất… kể cả phần mềm cần thiết, được sử dụng riêng lẻ hay phối hợp với nhau để tiến hành các công việc phục vụ chức năng và nhiệm vụ của tổ chức đó.

Quy trình quản lý vật tư trang bị theo ISO được tiến hành theo các bước như sau:

1. Lập kế hoạch mua sắm VTTB

Dựa trên nhu cầu công việc của Tổ chức, người đứng đầu tổ chức lập kế hoạch lựa chọn, mua sắm VTTB cần thiết cho đơn vị theo Quy trình lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp.

2. Tiếp nhận và lắp đặt VTTB

Khi được trang bị VTTB mới, người đứng đầu tổ chức phải chuẩn bị đầy đủ mọi điều kiện để tiếp nhận, quản lý và sử dụng. Nhân viên tổ chức giám sát việc lắp đặt VTTB. Tổ chức hướng dẫn, giám sát các bộ phận liên quan (điện, nước, điều hòa…) đảm bảo các VTTB được hoạt động trong điều kiện tối ưu.

Người đứng đầu tổ chức phân công nhân viên tiếp nhận các linh kiện kèm theo VTTB và lập Biên bản bàn giao VTTB. Sau khi lắp đặt hoàn thành, tổ chức tiến hành lập Bảng kiểm đánh giá kết quả lắp đặt VTTB.

3. Thẩm định VTTB

3.1. Các trường hợp cần tiến hành thẩm định VTTB

- Khi tiếp nhận VTTB mới.

- Trước khi xem xét thanh lý VTTB cũ, không còn khả năng sử dụng.

- Trước khi chuyển giao các VTTB cũ cho cơ sở khác quản lý.

3.2. Các bước tiến hành thẩm định VTTB

- Căn cứ vào tình hình sử dụng VTTB, người đứng đầu tổ chức phân công nhân viên thẩm định VTTB.

- Nhân viên được phân công thẩm định VTTB tiến hành vận hành thử VTTB, sau đấy tiến hành thu thập kết quả, phân tích, so sánh số liệu thực tế với những thông tin do nhà sản xuất cung cấp.

- Sau khi tiến hành thẩm định, nhân viên được phân công tiến hành lập Bảng kiểm đánh giá kết quả thẩm định VTTB.

- Người đứng đầu tổ chức căn cứ vào Bảng kiểm đánh giá kết quả thẩm định VTTB sẽ phê duyệt chấp nhận kết quả thẩm định hoặc yêu cầu tiến hành lại quá trình thẩm định VTTB.

3.3. Các bước tiến hành thẩm định quy trình xét nghiệm

- Sau khi kết quả thẩm định VTTB được phê duyệt, người đứng đầu tổ chức sẽ quyết định triển khai các công việc trên VTTB và phân công nhân viên tiến hành thẩm định VTTB đó.

- Nhân viên được phân công sẽ tiến hành thẩm định VTTB theo Quy trình thẩm định .

4. Lập hồ sơ, tài liệu cho VTTB

Người đứng đầu tổ chức phân công nhân viên tiến hành lập hồ sơ, tài liệu cho từng VTTB theo quy định chung và được kiểm soát theo Quy trình kiểm soát tài liệu và Quy trình kiểm soát hồ sơ.

Hồ sơ, tài liệu của VTTB mới thông thường bao gồm:

- Biên bản bàn giao VTTB.

- Bảng kiểm đánh giá kết quả lắp đặt VTTB.

- Cập nhật các thông tin của VTTB vào “Danh mục VTTB”.

- Lập mã số riêng cho từng VTTB theo quy định thống nhất, mỗi VTTB sẽ được ký hiệu YY-zz, trong đó YY là chữ viết tắt của VTTB, zz là số thứ tự VTTB.

- Dán nhãn lên VTTB.

- Quy trình vận hành VTTB mới.

- Các Quy trình kỹ thuật triển khai trên VTTB mới.

- Hướng dẫn sử dụng nhanh cho VTTB. Hướng dẫn sử dụng nhanh sẽ được dán gần VTTB để thuận tiện quan sát khi sử dụng.

- Sổ “Nhật ký hoạt động của VTTB”. Sổ này sẽ được để gần khu vực làm việc của VTTB.

- Bảng theo dõi bảo dưỡng VTTB. Bảng theo dõi này sẽ được dán lên VTTB ở vị trí thuận tiện cho việc theo dõi.

- Kế hoạch hiệu chuẩn, bảo trì bảo dưỡng VTTB.

- Kết quả hiệu chuẩn VTTB.

5. Quản lý, sử dụng VTTB

- Người đứng đầu tổ chức căn cứ tình hình thực tế của đơn vị quyết định giao trách nhiệm quản lý và sử dụng cho từng nhân viên cụ thể. Họ tên của nhân viên này sẽ được cập nhật vào “Danh mục VTTB”.

- Nhân viên quản lý VTTB phải nắm chắc tình trạng hoạt động của VTTB và thường xuyên theo dõi “Nhật ký hoạt động của VTTB”.

- Người sử dụng VTTB phải ghi chép cẩn thận tình trạng của VTTB vào “Nhật ký hoạt động của VTTB” và phải được bàn giao giữa các kíp sử dụng.

- Người đứng đầu tổ chức lên kế hoạch khai thác sử dụng hết các tính năng kỹ thuật của VTTB đã lắp đặt, bảo đảm đạt hiệu suất hoạt đông cao, hợp lý, tiết kiệm, tiến tới lừng bước xác định khả năng thu hồi vốn VTTB.

- Phối hợp với cơ sở có thẩm quyền thực hiện kiểm kê VTTB định kỳ 6 tháng/1 lần (1/7 và 30/12 hàng năm).

- Hãng cung cấp VTTB phải đảm bảo việc dự trù, thay thế các bộ phận theo kế hoạch hoặc đột xuất trong quá trình sử dụng VTTB.                      

6. Bảo dưỡng VTTB

- Nhân viên quản lý VTTB lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ VTTB vào Quý IV hàng năm để lên kế hoạch cho năm tiếp theo.

- Hành chính trưởng tổng hợp thành một kế hoạch tổng để triển khai công việc bảo dưỡng định kỳ tất cả các VTTB đang sử dụng tai tổ chức.

- Những người được tiến hành bảo dưỡng VTTB bao gồm nhân viên của Tổ chức và những người ngoài tổ chức (nhân viên của hãng cung cấp VTTB, nhân viên đơn vị khác, những người được cấp trên chỉ định...)

6.1. Công tác bảo dưỡng VTTB của nhân viên tổ chức

- Các nhân viên sử dụng VTTB và các nhân viên được phân công sẽ thực hiện bảo dưỡng VTTB định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý).

- Sau khi bảo dưỡng nhân viên bảo dưỡng phải ghi chép vào Bảng theo dõi bảo dưỡng VTTB.

6.2. Công tác bảo dưỡng VTTB của những người ngoài tổ chức

- Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng VTTB theo Kế hoạch bảo dưỡng định kỳ VTTB của tổ chức hoặc theo Hợp đồng bảo dưỡng VTTB đã được cấp trên phê duyệt.

- Trong quá trình bảo dưỡng của những người ngoài tổ chức phải có sự giám sát, kiểm tra của nhân viên tổ chức.

- Sau khi những người này thực hiện bảo dưỡng xong thì người quản lý VTTB tiến hành chạy thử và kiểm tra chất lượng VTTB đồng thời lập Bảng kiểm đánh giá kết quả bảo dưỡng VTTB.

7. Hiệu chuẩn VTTB

7.1. Lập kế hoạch hiệu chuẩn VTTB theo định kỳ

- Dựa theo yêu cầu của VTTB và đặc điểm công việc, người đứng đầu tổ chức lập ra kế hoạch hiệu chuẩn VTTB vào Quý IV hàng năm, gửi đề nghị lên cấp trên phê duyệt. Lưu ý trong quá trình lập kế hoạch hiệu chuẩn VTTB, người đứng đầu tổ chức phải lựa chọn những đơn vị hiệu chuẩn đã có chứng chỉ chất lượng được chấp nhận.

7.2. Thực hiện hiệu chuẩn VTTB

- Căn cứ vào kế hoạch hiệu chuẩn VTTB đã được cấp trên phê duyệt, Tổ chức và đơn vị liên quan phối hợp thực hiện việc hiệu chuẩn VTTB.

- Trong quá trình giao và nhận VTTB để hiệu chuẩn, nhân viên quản lý VTTB phải lập Biên bản bàn giao VTTB.

- Sau khi nhận VTTB đã được hiệu chuẩn, tổ chức và đơn vị liên quan phối hợp kiểm tra, đánh giá kết quả hiệu chuẩn VTTB và lập Bảng kiểm đánh giá kết quả hiệu chuẩn VTTB.

- Người được giao quản lý VTTB phải cập nhật kết quả hiệu chuẩn VTTB vào Hồ sơ quản lý VTTB.

- Trong suốt quá trình sử dụng VTTB sau khi hiệu chuẩn, người sử dụng VTTB phải  thường xuyên theo dõi VTTB và cập nhật vào “Nhật ký hoạt động của VTTB”.

8. Xử lý trang thiết bị gặp sự cố hoặt lỗi thời, không sử dụng

- Các nhân viên được phân công quản lý VTTB nắm chắc tình trạng hoạt động của VTTB định kỳ báo cáo lên người đứng đầu tổ chức.

- Khi VTTB có sự cố, người sử dụng VTTB phải xử lý theo đúng Quy trình về ghi nhận, khắc phục và phòng ngừa sự cố.

- Khi VTTB hỏng không còn khả năng sửa chữa hoặc quá cũ, không đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng công việc thì nhân viên quản lý VTTB để nghị người đứng đầu tổ chức tiến hành xử lý.

- Người đứng đầu tổ chức đề nghị đơn vị có thẩm quyền tiến hành xử lý VTTB lỗi thời, không sử dụng.

- Dãn nhãn “VTTB không sử dụng, chờ xử lý” lên trên VTTB.

- Lập Biên bản trước khi bàn giao VTTB.