Quy trình quản lý vật tư trang bị theo ISO

Vật tư Trang bị (VTTB) của một tổ chức là các loại thiết bị máy móc, dụng cụ, vật tư, hoá chất… kể cả phần mềm cần thiết, được sử dụng riêng lẻ hay phối hợp với nhau để tiến hành các công việc phục vụ chức năng và nhiệm vụ của tổ chức đó.

Quy trình quản lý vật tư trang bị theo ISO được tiến hành theo các bước như sau:

1. Lập kế hoạch mua sắm VTTB

Dựa trên nhu cầu công việc của Tổ chức, người đứng đầu tổ chức lập kế hoạch lựa chọn, mua sắm VTTB cần thiết cho đơn vị theo Quy trình lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp.

2. Tiếp nhận và lắp đặt VTTB

Khi được trang bị VTTB mới, người đứng đầu tổ chức phải chuẩn bị đầy đủ mọi điều kiện để tiếp nhận, quản lý và sử dụng. Nhân viên tổ chức giám sát việc lắp đặt VTTB. Tổ chức hướng dẫn, giám sát các bộ phận liên quan (điện, nước, điều hòa…) đảm bảo các VTTB được hoạt động trong điều kiện tối ưu.

Người đứng đầu tổ chức phân công nhân viên tiếp nhận các linh kiện kèm theo VTTB và lập Biên bản bàn giao VTTB. Sau khi lắp đặt hoàn thành, tổ chức tiến hành lập Bảng kiểm đánh giá kết quả lắp đặt VTTB.

3. Thẩm định VTTB

3.1. Các trường hợp cần tiến hành thẩm định VTTB

- Khi tiếp nhận VTTB mới.

- Trước khi xem xét thanh lý VTTB cũ, không còn khả năng sử dụng.

- Trước khi chuyển giao các VTTB cũ cho cơ sở khác quản lý.

3.2. Các bước tiến hành thẩm định VTTB

- Căn cứ vào tình hình sử dụng VTTB, người đứng đầu tổ chức phân công nhân viên thẩm định VTTB.

- Nhân viên được phân công thẩm định VTTB tiến hành vận hành thử VTTB, sau đấy tiến hành thu thập kết quả, phân tích, so sánh số liệu thực tế với những thông tin do nhà sản xuất cung cấp.

- Sau khi tiến hành thẩm định, nhân viên được phân công tiến hành lập Bảng kiểm đánh giá kết quả thẩm định VTTB.

- Người đứng đầu tổ chức căn cứ vào Bảng kiểm đánh giá kết quả thẩm định VTTB sẽ phê duyệt chấp nhận kết quả thẩm định hoặc yêu cầu tiến hành lại quá trình thẩm định VTTB.

3.3. Các bước tiến hành thẩm định quy trình xét nghiệm

- Sau khi kết quả thẩm định VTTB được phê duyệt, người đứng đầu tổ chức sẽ quyết định triển khai các công việc trên VTTB và phân công nhân viên tiến hành thẩm định VTTB đó.

- Nhân viên được phân công sẽ tiến hành thẩm định VTTB theo Quy trình thẩm định .

4. Lập hồ sơ, tài liệu cho VTTB

Người đứng đầu tổ chức phân công nhân viên tiến hành lập hồ sơ, tài liệu cho từng VTTB theo quy định chung và được kiểm soát theo Quy trình kiểm soát tài liệu và Quy trình kiểm soát hồ sơ.

Hồ sơ, tài liệu của VTTB mới thông thường bao gồm:

- Biên bản bàn giao VTTB.

- Bảng kiểm đánh giá kết quả lắp đặt VTTB.

- Cập nhật các thông tin của VTTB vào “Danh mục VTTB”.

- Lập mã số riêng cho từng VTTB theo quy định thống nhất, mỗi VTTB sẽ được ký hiệu YY-zz, trong đó YY là chữ viết tắt của VTTB, zz là số thứ tự VTTB.

- Dán nhãn lên VTTB.

- Quy trình vận hành VTTB mới.

- Các Quy trình kỹ thuật triển khai trên VTTB mới.

- Hướng dẫn sử dụng nhanh cho VTTB. Hướng dẫn sử dụng nhanh sẽ được dán gần VTTB để thuận tiện quan sát khi sử dụng.

- Sổ “Nhật ký hoạt động của VTTB”. Sổ này sẽ được để gần khu vực làm việc của VTTB.

- Bảng theo dõi bảo dưỡng VTTB. Bảng theo dõi này sẽ được dán lên VTTB ở vị trí thuận tiện cho việc theo dõi.

- Kế hoạch hiệu chuẩn, bảo trì bảo dưỡng VTTB.

- Kết quả hiệu chuẩn VTTB.

5. Quản lý, sử dụng VTTB

- Người đứng đầu tổ chức căn cứ tình hình thực tế của đơn vị quyết định giao trách nhiệm quản lý và sử dụng cho từng nhân viên cụ thể. Họ tên của nhân viên này sẽ được cập nhật vào “Danh mục VTTB”.

- Nhân viên quản lý VTTB phải nắm chắc tình trạng hoạt động của VTTB và thường xuyên theo dõi “Nhật ký hoạt động của VTTB”.

- Người sử dụng VTTB phải ghi chép cẩn thận tình trạng của VTTB vào “Nhật ký hoạt động của VTTB” và phải được bàn giao giữa các kíp sử dụng.

- Người đứng đầu tổ chức lên kế hoạch khai thác sử dụng hết các tính năng kỹ thuật của VTTB đã lắp đặt, bảo đảm đạt hiệu suất hoạt đông cao, hợp lý, tiết kiệm, tiến tới lừng bước xác định khả năng thu hồi vốn VTTB.

- Phối hợp với cơ sở có thẩm quyền thực hiện kiểm kê VTTB định kỳ 6 tháng/1 lần (1/7 và 30/12 hàng năm).

- Hãng cung cấp VTTB phải đảm bảo việc dự trù, thay thế các bộ phận theo kế hoạch hoặc đột xuất trong quá trình sử dụng VTTB.                      

6. Bảo dưỡng VTTB

- Nhân viên quản lý VTTB lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ VTTB vào Quý IV hàng năm để lên kế hoạch cho năm tiếp theo.

- Hành chính trưởng tổng hợp thành một kế hoạch tổng để triển khai công việc bảo dưỡng định kỳ tất cả các VTTB đang sử dụng tai tổ chức.

- Những người được tiến hành bảo dưỡng VTTB bao gồm nhân viên của Tổ chức và những người ngoài tổ chức (nhân viên của hãng cung cấp VTTB, nhân viên đơn vị khác, những người được cấp trên chỉ định...)

6.1. Công tác bảo dưỡng VTTB của nhân viên tổ chức

- Các nhân viên sử dụng VTTB và các nhân viên được phân công sẽ thực hiện bảo dưỡng VTTB định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý).

- Sau khi bảo dưỡng nhân viên bảo dưỡng phải ghi chép vào Bảng theo dõi bảo dưỡng VTTB.

6.2. Công tác bảo dưỡng VTTB của những người ngoài tổ chức

- Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng VTTB theo Kế hoạch bảo dưỡng định kỳ VTTB của tổ chức hoặc theo Hợp đồng bảo dưỡng VTTB đã được cấp trên phê duyệt.

- Trong quá trình bảo dưỡng của những người ngoài tổ chức phải có sự giám sát, kiểm tra của nhân viên tổ chức.

- Sau khi những người này thực hiện bảo dưỡng xong thì người quản lý VTTB tiến hành chạy thử và kiểm tra chất lượng VTTB đồng thời lập Bảng kiểm đánh giá kết quả bảo dưỡng VTTB.

7. Hiệu chuẩn VTTB

7.1. Lập kế hoạch hiệu chuẩn VTTB theo định kỳ

- Dựa theo yêu cầu của VTTB và đặc điểm công việc, người đứng đầu tổ chức lập ra kế hoạch hiệu chuẩn VTTB vào Quý IV hàng năm, gửi đề nghị lên cấp trên phê duyệt. Lưu ý trong quá trình lập kế hoạch hiệu chuẩn VTTB, người đứng đầu tổ chức phải lựa chọn những đơn vị hiệu chuẩn đã có chứng chỉ chất lượng được chấp nhận.

7.2. Thực hiện hiệu chuẩn VTTB

- Căn cứ vào kế hoạch hiệu chuẩn VTTB đã được cấp trên phê duyệt, Tổ chức và đơn vị liên quan phối hợp thực hiện việc hiệu chuẩn VTTB.

- Trong quá trình giao và nhận VTTB để hiệu chuẩn, nhân viên quản lý VTTB phải lập Biên bản bàn giao VTTB.

- Sau khi nhận VTTB đã được hiệu chuẩn, tổ chức và đơn vị liên quan phối hợp kiểm tra, đánh giá kết quả hiệu chuẩn VTTB và lập Bảng kiểm đánh giá kết quả hiệu chuẩn VTTB.

- Người được giao quản lý VTTB phải cập nhật kết quả hiệu chuẩn VTTB vào Hồ sơ quản lý VTTB.

- Trong suốt quá trình sử dụng VTTB sau khi hiệu chuẩn, người sử dụng VTTB phải  thường xuyên theo dõi VTTB và cập nhật vào “Nhật ký hoạt động của VTTB”.

8. Xử lý trang thiết bị gặp sự cố hoặt lỗi thời, không sử dụng

- Các nhân viên được phân công quản lý VTTB nắm chắc tình trạng hoạt động của VTTB định kỳ báo cáo lên người đứng đầu tổ chức.

- Khi VTTB có sự cố, người sử dụng VTTB phải xử lý theo đúng Quy trình về ghi nhận, khắc phục và phòng ngừa sự cố.

- Khi VTTB hỏng không còn khả năng sửa chữa hoặc quá cũ, không đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng công việc thì nhân viên quản lý VTTB để nghị người đứng đầu tổ chức tiến hành xử lý.

- Người đứng đầu tổ chức đề nghị đơn vị có thẩm quyền tiến hành xử lý VTTB lỗi thời, không sử dụng.

- Dãn nhãn “VTTB không sử dụng, chờ xử lý” lên trên VTTB.

- Lập Biên bản trước khi bàn giao VTTB.