Quy trình xem xét đề xuất của nhân viên theo ISO

Có rất nhiều lý do để mọi nhân viên làm việc một cách tự giác nhất. Nhưng đừng quên rằng tất cả những công việc mà nhân viên cố gắng đều xuất phát từ những nhu cầu công việc – tức động cơ để làm việc. Những thứ đó tác động đến tinh thần, động viên và ảnh hưởng tới chất lượng cuộc sống. Người đứng đầu của một tổ chức phải có một cách thức để xem xét tất cả các ý kiến đề xuất của tất cả nhân viên trong đơn vị để có sự quản lý tốt nhất.

Quy trình xem xét đề xuất của nhân viên theo ISO gồm các bước cụ thể sau:

1. Thời gian xem xét đề xuất nhân viên

1.1. Hàng ngày

Hàng ngày vào một thời điểm xác định tổ chức sẽ tiến hành giao ban, thành phần tham dự là tất cả các nhân viên, chủ trì là người đứng đầu tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền. Một trong các nội dung buổi giao ban này là xem xét, thảo luận và giải quyết các ý kiến đề xuất của nhân viên.

1.2. Hàng tuần

Vào buổi giao ban ngày thứ sáu hàng tuần, người đứng đầu tổ chức sẽ kết hợp giao ban và họp nhân viên hàng tuần để đánh giá lại tất cả các hoạt động của tổ chức trong tuần đồng thời xem xét các ý kiến đề xuất của nhân viên và phổ biến nội dung công việc trong tuần tiếp theo.

1.3. Hàng tháng

Vào buổi giao ban ngày cuối cùng hàng tháng, người đứng đầu tổ chức chủ trì giao ban sẽ tổng hợp tất cả các ý kiến đề xuất của nhân viên liên quan đến tổ chức, các phòng ban khác và các vấn đề mà phạm vi của tổ chức không thể giải quyết được.

1.4. Hàng năm

Trước cuộc họp xem xét của lãnh đạo hàng năm theo Quy trình họp xem xét của lãnh đạo, người đứng đầu tổ chức sẽ tổng hợp tất cả các ý kiến của nhân viên để đưa vào nội dung cuộc họp này. Nội dung “Xem xét các đề xuất của nhân viên” sẽ là một trong các nôi dung chính trong chương trình của cuộc họp xem xét của lãnh đạo hàng năm.

2. Hình thức tiếp nhận ý kiến đề xuất nhân viên

- Các nhân viên sẽ ý kiến về tất cả những điểm còn tồn tại của tổ chức. Các nhân viên có thể đề xuất ý kiến của mình bằng cách phát biểu ý kiến hoặc bằng văn bản “Bản ý kiến đề xuất nhân viên”.

- Người đứng đầu tổ chức chủ trì giao ban sẽ tiếp nhận toàn bộ ý kiến đề xuất của nhân viên, ghi chép toàn bộ nội dung các ý kiến đề xuất này vào "Sổ giao ban".

3. Cách thức xem xét, giải quyết ý kiến đề xuất nhân viên

- Các ý kiến đề xuất sẽ được xem xét, thảo luận để đưa ra các hướng giải quyết ngay trong các buổi giao ban hàng ngày. Người chủ trì buổi giao ban sẽ kết luận, đưa ra hướng giải quyết cuối cùng. Hướng giải quyết sẽ được ghi chép vào "Sổ giao ban".

- Nếu chưa giải quyết được các ý kiến đề xuất ngay trong buổi giao ban thì người chủ trì buổi giao ban sẽ phân công cụ thể cá nhân giải quyết các ý kiến để xuất và quyết định thời gian hoàn thành. Tất cả các thông tin này được ghi lại đầy đủ trong "Sổ giao ban". Đến thời gian quy định, người đứng đầu tổ chức sẽ đánh giá kết quả giải quyết các ý kiến đề xuất của nhân viên và cho hướng giải quyết tiếp theo.

- Đối với các ý kiến đề xuất của nhân viên có tính chất phức tạp, cần phải tổ chức sinh hoạt để giải quyết thì người chủ trì buổi giao ban sẽ quyết định việc tổ chức một cuộc họp để giải quyết. Nội dung cuộc họp được ghi chép vào “Biên bản họp xem xét đề xuất của nhân viên”.

- Đối với các ý kiến đề xuất của nhân viên không thể giải quyết được ở phạm vi đơn vị thì người chủ trì buổi giao ban khi tham gia vào các cuộc họp theo kế hoạch của cấp cao hơn sẽ báo cáo lại nội dung này để lãnh đạo cấp trên xem xét và giải quyết. Nội dung cuộc họp được ghi vào "Sổ họp". Các nội dung cần thiết trong cuộc họp sẽ được thông báo cho toàn thể nhân viên vào buổi giao ban ngày hôm sau.