Quy trình đánh giá tổ chức từ bên ngoài

1. Trách nhiệm

- Người đứng đầu tổ chức có trách nhiệm phân công trách nhiệm cho các bộ phận liên quan để chuẩn bị cho chương trình đánh giá bên ngoài (tổ quản lý chất lượng), xem xét kết quả đánh giá và hỗ trợ hành động khắc phục.

- Tổ trưởng tổ QLCL có trách nhiệm điều phối quá trình đánh giá (xây dựng kế hoạch, bố trí nhân sự, cơ sở vật chất phục vụ cho đánh giá từ bên ngoài), xem xét kết quả đánh giá, triển khai quản lý các hành động khắc phục, thông báo kết quả cho nhân viên và báo cáo kết quả cho lãnh đạo.

2. Kế hoạch đánh giá

- Tổ trưởng tổ QLCL lên "Kế hoạch đánh giá".

- Người đứng đầu tổ chức phê duyệt kế hoạch.

- Thông báo kế hoạch cho người tham gia đánh giá và các bộ phận được đánh giá trước thời điểm bắt đầu đánh giá ít nhất 01 tuần (nếu là đánh giá định kỳ) và 01 ngày (nếu là đánh giá đột xuất).

3 Chuẩn bị đánh giá

- Các bộ phận được đánh giá cùng nhân viên quản lý tài liệu phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hồ sơ, nhân lực cho quá trình đánh giá.

4. Tiến hành đánh giá

- Mở đầu cuộc đánh giá trưởng đoàn đánh giá từ bên ngoài sẽ tổ chức họp thông báo tóm tắt cho các bộ phận được đánh giá về mục đích, phạm vi, phương pháp đánh giá và những yêu cầu cần thiết cho việc đánh giá đồng thời phân công rõ nhiệm vụ cho từng đánh giá viên.

- Các bộ phận được đánh giá sẽ cử người làm việc với đoàn đánh giá trong suốt quá trình đánh giá, thực hiện mọi yêu cầu của đoàn đánh giá.

5. Báo cáo đánh giá

- Trưởng đoàn đánh giá báo cáo kết quả đánh giá chất lượng tới người đứng đầu tổ chức và các bộ phận được đánh giá.

6. Hành động sau đánh giá

- Các tài liệu sau đánh giá được quản lý theo "Quy trình quản lý hồ sơ".

- Tổ trưởng tổ quản lý chất lượng có trách nhiệm tổng hợp các điểm không phù hợp sau đánh giá và lập bảng theo dõi các hành động khắc phục phòng ngừa sau đánh giá. Hành động khắc phục phòng ngừa sau đó sẽ được xử lý theo “Quy trình kiểm soát sự cố/sự không phù hợp”. Nếu là đánh giá để công nhận ISO, lập hồ sơ báo cáo kết quả khắc phục sau đánh giá và hoàn thiện quy trình để tiến tới công nhận. Nếu sự không phù hợp không thể khắc phục thì báo cáo người đứng đầu tổ chức xem xét giải quyết.