Quy trình đánh giá nội bộ tổ chức

Đánh giá là quá trình kiểm tra một phần (hoặc toàn bộ) hệ thống quản lý chất lượng và sự tuân thủ các yêu cầu của mọi nhân viên trong tổ chức. Đánh giá nội bộ là việc đánh giá được tiến hành bởi nhân sự nội bộ trên nguyên tắc đánh giá chéo giữa các bộ phận trong cùng đơn vị. Đánh giá từ bên ngoài là đánh giá bởi các chuyên gia đến từ các tổ chức bên ngoài bao gồm đánh giá của cơ quan công nhận, Bộ quản lý, chương trình tài trợ hoặc các chương trình xã hội khác.

Quy trình đánh giá nội bộ tổ chức bao gồm những bước sau:

1. Trách nhiệm

- Người đứng đầu tổ chức có trách nhiệm xác định chính sách đánh giá nội bộ, phân công trách nhiệm cho tổ quản lý chất lượng, xem xét kết quả đánh giá và hỗ trợ hành động khắc phục.

- Tổ trưởng tổ QLCL có trách nhiệm duy trì hệ thống đánh giá chất lượng bao gồm việc điều phối quá trình đánh giá (xây dựng kế hoạch, chọn và đào tạo đánh giá viên), xem xét kết quả đánh giá, triển khai quản lý các hành động khắc phục, thông báo kết quả cho nhân viên và báo cáo kết quả cho lãnh đạo.

2. Kế hoạch đánh giá

- Căn cứ vào mục đích đánh giá, vị trí tầm quan trọng của hoạt động đánh giá, nhân sự đoàn đánh giá tổ trưởng tổ QLCL lên "Kế hoạch đánh giá".

- Để đảm bảo việc đánh giá được khách quan, khi lập kế hoạch đánh giá tổ trưởng tổ QLCL phải đảm bảo nguyên tắc đánh giá chéo nghĩa là đánh giá viên không làm việc trực tiếp trong bộ phận hoặc nội dung được đánh giá.

- Kế hoạch đánh giá sau đó được gửi đến người đứng đầu tổ chức ký phê duyệt.

- Kế hoạch đã phê duyệt phải chuyển tới cán bộ quản lý hồ sơ tài liệu lưu bản chính, bản sao được gửi và thông báo cho các bộ phận được đánh giá, trưởng đoàn đánh giá và các thành viên đoàn đánh giá trước thời điểm bắt đầu đánh giá ít nhất 01 tuần (nếu là đánh giá định kỳ) và 01 ngày (nếu là đánh giá đột xuất).

3. Chuẩn bị đánh giá

- Đánh giá viên nghiên cứu các tài liệu liên quan đến lĩnh vực đánh giá, xem xét kết quả đánh giá lần trước, các quy trình có liên quan, chuẩn bị sẵn câu hỏi (nếu cần), và phiếu ghi chép trong quá trình đánh giá.

- Các bộ phận được đánh giá cùng nhân viên quản lý tài liệu phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hồ sơ, nhân lực cho quá trình đánh giá.

4. Tiến hành đánh giá

- Mở đầu cuộc đánh giá trưởng đoàn đánh giá sẽ thông báo tóm tắt cho các bộ phận được đánh giá về mục đích, phạm vi, phương pháp đánh giá và những yêu cầu cần thiết cho việc đánh giá đồng thời phân công rõ nhiệm vụ cho từng đánh giá viên.

- Các bộ phận được đánh giá sẽ cử người làm việc với đoàn đánh giá trong suốt quá trình đánh giá.

- Các đánh giá viên thực hiện hoạt động đánh giá theo kế hoạch và sự phân công của trưởng nhóm.

- Đánh giá viên thực hiện các công việc dưới đây trong quá trình đánh giá :

+ Xem xét sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn của các tài liệu, văn bản trong hệ thống quản lý chất lượng.

+ Xem xét các báo cáo đánh giá trước đây (nếu có) để theo dõi việc thực hiện hoạt động khắc phục hoặc phòng ngừa của các bộ phận được đánh giá.

+ Kiểm tra xác nhận việc áp dụng các quy trình hướng dẫn đã ban hành.

+ Xem xét các dữ liệu, hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng đối chiếu với các quy định quy trình.

+ Hỏi trực tiếp người làm việc xem họ có hiểu các quy trình, hướng dẫn và có nghiêm túc thực hiện chúng hay không?

+ Quan sát các công việc đang được thực hiện để đánh giá sự phù hợp của chúng với các văn bản đã qui định không?

+ Trong quá trình đánh giá các đánh giá viên phải ghi nhận các nội dung đánh giá vào "Phiếu ghi chép các nội dung đánh giá nội bộ ".

- Sau khi tiến hành xong toàn bộ chương trình đánh giá, trưởng đoàn đánh giá cùng các đánh giá viên tổng hợp các điểm không phù hợp theo ghi nhận và phát hiện của đoàn đánh giá vào “Phiếu tổng hợp các điểm không phù hợp sau đánh giá”.

5. Báo cáo đánh giá

- Trưởng đoàn đánh giá lập bản “Báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ”.

- Cùng người đứng đầu tổ chức và các bộ phận trao đổi thống nhất thời gian hoàn thành các biện pháp khắc phục, phòng ngừa theo ghi nhận.

- Quá trình trao đổi thông tin trong đánh giá nội bộ tuân thủ theo "Quy trình trao đổi và bảo mật thông tin".

6. Hành động sau đánh giá

- Các tài liệu sau đánh giá được quản lý theo "Quy trình quản lý hồ sơ".

- Tổ trưởng tổ quản lý chất lượng có trách nhiệm:

+ Thông báo kết quả đánh giá cho nhân viên bộ phận được đánh giá và báo cáo chủ nhiệm BMK.

+ Lập “Bảng theo dõi các hành động khắc phục phòng ngừa sau đánh giá”.

+ Hành động khắc phục phòng ngừa sau đó sẽ được xử lý theo “Quy trình kiểm soát sự cố/sự không phù hợp”. Kết quả đánh giá nội bộ và các hoạt động khắc phục hoặc phòng ngừa phải được người đứng đầu tổ chức báo cáo để xem xét tại cuộc họp hệ thống QLCL sau đó.